Az üdvözlőlap kiválasztásánál a szín, a díszítőelemek és a dizájn mellett figyelni kell még az alábbi fontos tényezőkre is:
1, A címzett megszólítása
Az üdvözlőlapban a címzettet nevén is megszóllíthatja, ekkor ez természetesen személyreszólóbb lesz. Mindezzel tudtára adja, hogy a lapot nem kötelességből küldte. Ez azt is eredményezheti, hogy a lapot nem teszi félre a többi közé, melyekben csak üdvözlőszöveg volt.
Nem betartandó szabály, hogy minden képeslapban fel kell tüntetni a címzett nevét. Ha több száz darab lapot küld, akkor elegendő egy megfelelő üdvözlőszöveg, aláírás és a cég logója.
2. Mit tartalmazzon az üdvözlőszöveg
A megfelelő üdvözlőszöveg kiválasztása nem jelenthet problémát, nagyon sok szép üdvözlőszöveg van, mellyel kifejezheti mondanivalóját. Főleg gondoljon arra, hogy szeretné megköszönni az egész éves együttműködést, továbbá kifejezheti az új évre szóló jókivánságait, melyek lehetnek munkahelyi sikerek, jó egészség, szerencse egyaránt.
Elég, ha a szöveg általános, amely ne legyen vallási tartalmú, illetve a humorral is bánjon óvatosan. Amennyiben a címzett egy komoly üzleti partner, akkor nem tanácsos viccelődni.
Fokozottan ügyelni kell a helyesírásra is, mert az üdvözlőlapon hibának helye nincs. A karácsony a magyar nyelvben köznév, tehát helyesen kis kezdőbetűvel írjuk ugyan úgy, mint a karácsonyi ünnepek szókapcsolatot.
Az újév ha egybe írjuk akkor az év első napját jelenti, ha az egész évre gondolunk, akkor helyesen külön írjuk és szintén kis betűvel.
3. A köszönet mindenkinek szól
Amennyiben a képeslapot egy cégnek küldi, ahol több alkalmazottal volt üzleti kapcsolatban, akkor tanácsos olyan szöveget választani, amellyel mindenkinek egységesen megköszönheti az együttműködést és kíván boldog új évet. Üdvözlőlapot küldhet még leendő ügyfeleinek is, kikkel egy közös szerződés megkötéséreés együttműködésre készül .
4. Milyen legyen az aláírás?
A legideálisabb, ha az üdvözlőlapot saját kezűleg írja alá. Az aláírás lehet az üdvözlőszöveg alatt. A lapot a cég tulajdonosa hivatott aláírni, illetve az a személy, aki a címzettel együttműködött.
5. Az üdvözlőlapba logó is helyezhető
Az aláírás mellett az üdvözlőlapban feltüntetheti a cég logóját is. A logó célja, hogy emlékeztesse a címzettet arra, kitől is kapta a lapot. A logó méretének arányosnak kell lenni az üdvözlőszöveggel, elsődleges célja az együttműködés megköszönése, nem pedig a logó reklámozása.
6. Időben történő kézbesítés
Számoljon azzal, hogy nem Ön az egyetlen, aki nagyobb mennyiségű üdvözlőlapot fog küldeni. Szerezze be a lapokat időben és küldje el december első illetve második hetében. Később már sok helyen szabadságon vannak, így meglehet, hogy az üdvözlőlapok nem érnek célba. A lapokat megfelelő méretű borítékban adja postára.